Проектировать в три раза дешевле рынка. История бюро, которое перешло на аутстаффинг

«За месяц удается прорабатывать тот объем, который другие бюро делают за три-четыре», — утверждает архитектор Ольга Смоленская и агитирует коллег отказываться от офисов.

Проектировать в три раза дешевле рынка. История бюро, которое перешло на аутстаффинг

Аутстаффинг — это концепция компактного офиса с большой долей удаленной работы. В бюро «Уникум» эту идею доработали под себя, чтобы дать архитекторам больше личной свободы, а взамен получить рост эффективности.

Идея пришла во время переезда бюро. Оказалось, что сотрудники вне офиса работают намного продуктивнее. За семь лет из этого наблюдения получилось выстроить систему, которая стала конкурентным преимуществом: получается делать быстрее и дешевле рынка. Во многом это достигается организацией: вместе фиксированной зарплаты, которую надо платить даже во время простоя, сотрудники получают деньги по итогам выполненных объемов. И это мотивирует их меньше отвлекаться и больше сосредотачиваться на задачах.

Бюро УникумСравнение цен на архитектурном рынке

Как концепция для организации бюро, история точно заслуживает внимания. Но сразу возникает вопрос качества. Чтобы любой мог оценить подход, мы запросили у бюро и публикуем ниже рабочие чертежи, каждый из которых можно раскрыть и рассмотреть. А как эта схема работает уже сейчас, специально для arch:speech рассказала руководитель «Уникум» Ольга Смоленская.

Кризис помог найти новое решение


С первого года учебы я работала в качестве помощника архитектора и доросла до позиции ведущего архитектора, пройдя все ступени роста. К третьему курсу наработанный опыт дал возможность задуматься о создании собственного бюро — так в 2005 году вместе с одногруппником мы открыли бюро «Уникум». Занимались дизайном интерьеров, загородными домами — выполняли только архитектурные задачи. Постепенно у нас начали появляться заказы на общественные здания, офисы, гостиницы, а с ними и штат специалистов: конструкторы, инженеры по водоснабжению, отоплению, канализации.

Но только мы стали комплексным бюро, в это же время начался кризис. Мы были вынуждены уйти от частных заказов в государственный сектор и начать работать с госаукционами. Заказчик всегда требовал полного пакета документов, от А до Я, в комплексе проектирования. Причем, госзаказчики работают по специфической схеме: чтобы выиграть конкурс, нужно предложить минимальную цену, потому что это аукцион на понижение. И оплатят вам ее потом, поскольку системы предоплаты в госконтрактах не существует.

Бюро Уникум
Апартаменты в Курсовом переулке. 
Планы потолка и пола

Эта специфика заставила искать способы снизить себестоимость. Когда пришлось покинуть старый офис и переезжать в новый, я сделала для себя открытие: новые сотрудники, которые сидели вне офиса, выполняли работу, на которую раньше уходило по три месяца, за две-три недели. Сроки снизились более чем в два раза. Таким образом возникла идея применить модель аутстаффинга с окладно-сдельной системой оплаты труда и работой сотрудников как в офисе, так и вне офиса.

Преимущество работы без офиса


Раньше было так: сотрудники приходили в девять часов и в шесть уходили, оповещая меня, что их рабочий день закончился. Теперь нет фиксированного рабочего времени. За годы мы выработали графики, по которым можем точно сказать сколько времени займет выполнение тех или иных работ. И мы выполняем их в очень сжатый срок, который не зависит от пребывания сотрудников в офисе.

Новому составу уже не требовалось приходить в офис и уходить из него в определенное время, за счет чего время работы над задачами снизилось во много раз. Более того, когда мы перешли на аутстаффинг с окладно-сдельной оплатой, заметно увеличилась эффективность работы, поскольку все работники оформлены в штат, а не работают как фрилансеры. У сотрудников есть минимальный оклад, что и позволяет мне снижать расходы в периоды спада активности в работе. А такие моменты неизбежны в каждом бюро. Обычно такие простои в работе компенсируются высокой стоимостью услуг бюро. К примеру: полгода бюро сидит без заказов, в следующие полгода получает крупный заказ, чем компенсирует период просиживания. По сути заказчик платит за простой бюро, а у нас только за проект. Потому что даже если случаются паузы в работе, то расходы бюро в этот период сжимаются до минимума.

Бюро «Уникум»Апартаменты в Курсовом переулке. Развертки санузлов

Сотрудник получает оплату за реализованную задачу независимо от момента оплаты проекта заказчиком, как в большинстве других проектных бюро. В нашем случае сотрудник получает оплату в ближайшие полчаса после сдачи работы. Как вы понимаете, это лучшая мотивация выполнить задачу за самое короткое время. В то же время сотрудники заинтересованы реализовывать больше задач и получать больше денег.
 

Цифры: бюджет на сотрудников, цена и сроки работы


Свободный график и снижение затрат на ежедневные поездки и обеды в офисе помогает и выигрывать конкуренцию за архитекторов. У нас работают опытные квалифицированные специалисты, профессиональных стаж которых, в среднем, 10-15 лет. В их портфолио проекты на тысячи квадратных метров (от жилья до атриумных широкопролетных зданий со сложными инженерными решениями), в том числе в зонах с сейсмической активностью.

Большинство наших проектировщиков находятся в Москве, поскольку именно здесь реализуется много крупных проектов, и нужно периодически выезжать на объекты. Остальная часть в других городах, к примеру: Тверь, Нижний-Новгород, Омск. Специалистам высокого уровня, находящимся за пределами Москвы, выгодно работать с нами. В своем городе за свою квалифицированную работу они получают меньше, чем можем предложить мы.

Если бы я нанимала специалистов подобного уровня на фиксированный оклад в Москве, с необходимостью ежедневно посещать офис, минимальный уровень зарплаты был бы 100-120 тысяч ежемесячно. В модели аутстаффинга я могу снизить эти затраты почти вдвое, выплачивая в среднем 60-80 тысяч рублей (иногда это 200 тысяч, иногда 50 тысяч рублей). Инженеры, архитекторы и даже некоторые инженеры эксплуатационных систем, всё же люди творческие. Для них важно чувствовать свободу и работать в комфортном режиме.

Бюро «Уникум»Реконструкция подвального помещения на Новодмитровкой улице. Сводный план инженерии

Но наше абсолютное преимущество — это цена, которая действительно ниже, чем в среднем по рынку. От двух до пяти раз. Плюс, у нас действительно очень сжатые сроки. И отсюда, естественно, возникает вопрос про качество наших работ.

В нашем понимании, качество — очень эксплуатируемый вопрос. Когда хотят продать что-либо по высокой стоимости, то чаще всего объясняют ее высоким качеством. На самом деле — это далеко не всегда так. Я бы даже сказала, что почти никогда завышенная цена не определяется качеством, а является скорее жадностью продавцов. И качество наших работ ровно такое же, как и у других компаний. Главный аргумент моих слов в том, что мы регулярно работаем на субподряде у известных проектных бюро, реализующих комплексное проектирование квартальной застройки в Москве и других крупных городах (названия Ольга не раскрывает «в силу конфиденциальности» — прим. редакции). По факту, наши проекты продают по иной стоимости под именами других бюро.

Второй аргумент в пользу высокого уровня наших проектных услуг — прохождение экспертизы. Примерно раз в три-четыре месяца наши проекты успешно ее проходят.

Конечно есть бюро, которые реализуют концептуальные сложные проекты с проработкой проекта «до гвоздя», что говорит о самом топовом качестве услуг, но и стоимость этих проектов превышает предлагаемую нами как минимум в 10 раз. Реализация подобных проектов неизбежно влечет существенное увеличение сроков проектирования. Как правило нашим заказчикам не требуется столь детальная проработка, поэтому мы придерживаемся философии «создавать необходимое и достаточное». И мы декларируем, что выполняем все необходимое и достаточное чтобы: а) построить проект, б) согласовать, пройти экспертизу, получить необходимые документы. С учетом наших сроков и стоимости — это всегда очень выгодное предложение.

Бюро «Уникум»Апартаменты в Курсовом переулке. Стены и звукоизоляционные системы

Конечно же, если заказчику требуется максимальная проработка деталей, мы ее выполняем, и такие объекты у нас есть. При этом стоимость данных проектов незначительно отличается от обычной, увеличивается только срок проектирования. Другие проектные бюро, которые предлагают высокое качество проработки, как правило увеличивают и цену, и сроки в два и более раз. То, что мы детально прорабатываем за месяц — другие бюро делает за три-четыре месяца. Соответственно, мы считаем, что это просто не рациональное использование ресурсов заказчиков.

Подводные камни: что нужно помнить при переходе на удаленку


Название «Уникум» отображает суть нашего проектного бюро — мы предлагаем уникальный продукт. Мы постоянно мониторим рынок и не встречали аналогов нашему бюро с эквивалентным опытом, референс-листом, отзывами, подходом к проектированию и условиями работы. Наша схема позволяет выполнять заказы независимо от масштаба, сложности задачи и региона реализации. Модель аутстаффинга позволяет трансформироваться в масштабную бизнес-структуру для реализации крупных проектов: территорий, жилых кварталов, торговых, развлекательных и производственных комплексов.

Я уверена, что модель аутстаффинга — это абсолютное будущее проектирования. Думаю, что в течении ближайших десяти лет большинство компании перейдут на эту схему работы. Переход ускоряет развитие BIM-технологий. Теперь все проекты можно связать воедино в облаке, в виртуальном пространстве, и больше нет нужды всем находится в одном месте. С новыми технологиями такая необходимость отпадает как класс. И можно заниматься работой, находясь даже в противоположных часовых поясах.

Но есть также и проблемы в модели аутстаффинга, которые нужно понимать и учитывать, если вы задумались о переходе.

1. Отбор и первый период работы с сотрудником


Когда человек находится перед глазами в бюро, этот процесс проходит значительно быстрее. Но когда человек в поле твоего обозрения только на уровне мессенджера и плановых видео-встреч, этот процесс может чуть затянуться. Так что возможно и увеличение сроков реализации проекта на начальном этапе работы модели аутстаффинга. В нашем случае это пройденный этап, поскольку команда сформирована и работает как часы.

2. Специфика контроля работы сотрудников


С одной стороны, большая часть коммуникации проходит в мессенджерах, что позволяет фиксировать, я бы даже сказала архивировать весь процесс работы, чего нет в обычном бюро, где коммуникация проходит в устной форме. С другой стороны, редко, но могут быть сбои коммуникации по техническим причинам, или сотрудник выходит за временной регламент ответа на сообщение. Эти нюансы корректируется только тщательным отбором сотрудников (те, кто начинает систематически нарушать алгоритм взаимодействия, выбывают из команды) и пониманием специфики, психологии каждого сотрудника. К примеру, один может отвечать на сообщения редко и односложно, но делать все правильно и четко, другой может задать множество вопросов для того, чтобы уловить суть задачи.

3. Отсутствие бюро с сотрудниками в виде визуальной картинки


Часто заказчик хочет провести встречу в бюро, чтобы оценить визуально, что мы из себя представляем. Когда он слышит в ответ, что сотрудников в бюро он не увидит, это автоматически заставляет его насторожиться. Особенно сложно объяснить специфику аутстаффинга людям более старшего возраста. Здесь, как и в любых переговорах, помимо портфолио и положительных отзывов партнеров может помочь ваша личная способность вести переговоры и быть убедительным.

РАССЫЛКА arch:speech
 
Свежие материалы на arch:speech


Загрузить еще